איך מתכוננים לראיון עבודה בטלפון: לפני, במהלך ואחרי

שיחת סינון או ראיון: מה ההבדל

שיחת סינון קצרה, נמשכת כמה דקות, ובודקת התאמה לוגיסטית: שעות, מיקום, זמינות. ראיון טלפוני נמשך זמן ארוך יותר, ובו שואלים על הניסיון, על האופן שבו עובדים, ועל מה שחשוב למשרה. ההכנה לראשונה מפורטת במדריך על שיחת הסינון; כאן נעסוק בשנייה, שדורשת הכנה מעמיקה יותר.

לפעמים אי אפשר לדעת מראש מה סוג השיחה. כדאי לשאול, כשמתאמים: ״כמה זמן השיחה צפויה להימשך, ועם מי אדבר?״ השאלה טבעית, והתשובה מכוונת את ההכנה.

לפני: סביבה, ציוד ושעה

ראיון טלפוני נכשל לא פעם מסיבות טכניות. מקום שקט, לא רחוב, לא תחבורה ציבורית ולא חדר עם מכשיר טלוויזיה פועל. טלפון טעון, עם קליטה טובה; אוזניות עדיפות על רמקול, כי הן מפחיתות רעשי רקע וחופשיות את הידיים לרשום. אם יש חשש לקליטה, כדאי לתאם שיחה דרך אפליקציה מבוססת אינטרנט ולבחור מקום עם חיבור יציב.

שעה: לתאם מראש ולהיות זמינים חמש דקות לפני. מי שמתקשר ומוצא טלפון תפוס או בלתי זמין נשאר עם רושם ראשוני שלילי. ואם מתעוררת בעיה ברגע האחרון, להודיע מיד בהודעה ולהציע שעה חלופית, ולא להיעלם.

לפני: מה מניחים על השולחן

היתרון המרכזי של שיחת טלפון הוא שמותר להסתכל על דף. מנצלים אותו. על הדף כדאי שיהיה: תיאור המשרה, קורות החיים שנשלחו, שלוש דוגמאות קצרות מניסיון קודם או ממקום אחר, שאלות לשאול, ופרטים טכניים שקל לשכוח כמו תאריכי עבודה קודמת ותוקף רישיון.

שלוש הדוגמאות הן ליבת ההכנה. אחת על משהו שהצליח, אחת על התמודדות עם קושי או טעות, ואחת על עבודה בצוות או מול אדם קשה. לכל דוגמה שלושה משפטים: מה היה המצב, מה עשיתי, מה יצא מזה. מי שאין לו ניסיון תעסוקתי יכול להשתמש בדוגמאות מלימודים, מהתנדבות או משירות.

שבע שאלות נפוצות ואיך עונים

אין צורך לשנן תשובות; מספיק לדעת על מה לענות ובאיזה אורך. שלושים עד שישים שניות לתשובה הן אורך טוב בטלפון.

• ״ספר/י לי על עצמך״לא סיפור חיים. שני משפטים: מה עושים היום, ומה מחפשים. בהמשך, משפט על למה זה מתאים לתפקיד.
• ״למה את/ה מתעניין/ת במשרה הזו?״לקשר בין משהו קונקרטי במשרה — שעות, אופי העבודה, תחום — למשהו אמיתי ממה שמחפשים. תשובה כללית כמו ״אני אוהב אנשים״ אינה מבדילה.
• ״ספר/י על ניסיון קודם רלוונטי״אחת משלוש הדוגמאות. לפתוח בתפקיד ובאחריות, ולסיים בתוצאה.
• ״מה היה האתגר הכי גדול בעבודה הקודמת?״בוחרים אתגר אמיתי, מתארים מה עשו, ומה למדו. לא מאשימים מעסיק קודם.
• ״למה עזבת, או למה את/ה עוזב/ת?״קצר, אמיתי ומופנה קדימה. ״מחפש/ת תפקיד קרוב יותר לבית״ או ״רוצה להתקדם לניהול צוות״ הן תשובות סבירות. השמצה אינה כזו.
• ״מה הציפיות שלך בשכר?״מוטב לדעת מראש מה הטווח הסביר לתפקיד. אפשר לענות בטווח ולשאול אם הוא סביר מבחינתם. בעמודי השכר של האתר מוסבר מה ידוע ומה לא ידוע על שכר בתפקידים נפוצים.
• ״מתי את/ה יכול/ה להתחיל?״תאריך אמיתי, כולל הודעה מוקדמת אם יש. מועמד/ת שיודעים לומר תאריך נתפסים כמסודרים.

במהלך השיחה: איך נשמעים טוב

בטלפון, הקול הוא כל מה שיש. כמה כללים פשוטים: לדבר לאט מעט מהרגיל ולעצור אחרי תשובה במקום למלא שתיקה; לחייך כשמדברים — זה נשמע; לא לקטוע ולא לדבר במקביל, כי בטלפון הקול נקטע ביתר קלות; ולהשתמש בשם המראיין/ת פעם או פעמיים.

אם לא שמעתם שאלה, מותר ואף רצוי לבקש חזרה. אם אתם צריכים לחשוב, ״רגע, אני חושב/ת על זה״ מקובל. שתיקה של שלוש שניות נשמעת ארוכה יותר ממה שהיא.

לרשום כמה מילות מפתח במהלך השיחה — שם, תאריכים, שלבים הבאים. הרישום מאפשר לחזור בצורה מדויקת, ומונע מצב שבו אחרי השיחה לא ברור מה סוכם.

מה שואלים בסוף

כמעט תמיד נשאלים ״יש לך שאלות?״ ורוב המועמדים אומרים ״לא״. זו הזדמנות שמבזבזים. ארבע שאלות ששוות כמעט תמיד: איך נראה יום או שבוע טיפוסי בתפקיד; מה השעות, ומתי מתפרסם הסידור; מי המנהל/ת הישירים ומה גודל הצוות; ומה השלב הבא ומתי יהיה מענה.

מכאן אפשר לשאול על שכר אם לא נאמר: מה הבסיס, ומה התוספות. במוקדים ובמכירות במיוחד, ההבדל בין בסיס לפוטנציאל מהותי.

אחרי: הודעת תודה והמעקב

הודעה קצרה בתוך יום — שניים-שלושה משפטים — שמודה על הזמן, מזכירה משהו קונקרטי מהשיחה ומאשרת עניין, היא מנהג מקובל שמעט מועמדים נוהגים בו, ולכן הוא בולט. אין צורך בטקסט ארוך או בהצהרות.

אם נאמר שיחזרו עד תאריך מסוים והוא עבר, מותר לפנות פעם אחת בהודעה קצרה. אם אחרי כן עדיין אין מענה, כדאי להמשיך הלאה ולא להמתין. כמו כן, מיד אחרי השיחה, לרשום בשלוש שורות מה נאמר ומה סוכם, כדי שאפשר יהיה להשוות בין הצעות.

תרגול של עשר דקות

הכנה טובה לראיון טלפוני אינה דורשת שעות. עשר דקות לפני השיחה מספיקות לעבור על המסמכים, ולהקליט את עצמכם עונים על שתיים-שלוש שאלות בטלפון. הקלטה כזו חושפת מהר דברים שלא שומעים בזמן אמת: קצב מהיר מדי, ״אממ״ חוזר, תשובה שמתארכת. כדאי להקשיב פעם אחת ולתקן.

ואם יש חבר או חברה שיכולים לתרגל איתכם, עוד טוב. מספיקות שלוש שאלות והערה אחת על הקול. הרבה מועמדים מופתעים לגלות שהם נשמעים לחוצים יותר ממה שהרגישו, ושדי בנשימה אחת לפני התשובה כדי לשנות זאת.

מה לא צריך לשאול אתכם — ומה עושים אם שאלו

גם בטלפון יש שאלות שהחוק מגביל, כמו מצב משפחתי, הריון, גיל או מקום מגורים מעבר לשאלה על הגעה. אם נשאלתם, אפשר להחזיר לשיחה בנימוס: ״אשמח להתמקד במה שנדרש לתפקיד — המשמרות והדרישות. מה בדיוק התכוונת?״ ברוב המקרים השאלה לא נשאלה בכוונה רעה. המדריך על מה מותר ומה אסור לשאול בראיון מפרט את העילות.